沒有一個老闆會教你怎麼寫E-mail,但這雕蟲小技卻會大大影響你的前途。
你有看過這種電子郵件嗎?還是你一直都這麼做,卻不以為意?
郵件隨意CC,越級報告或洩漏公事了還不知道。
同一件事來回「Re:」寫好幾封信,到底要我看哪封?
郵件寫了五、六百字,看到昏頭卻沒寫清楚要我幹嘛?
又忘記加附件了,讓客戶覺得這傢伙(跟這間公司)真是不可靠!
按下「回覆全部」,才發現有人不該是收件人。
打電話三分鐘就能完整說明的事,偏偏要用電子郵件慢慢來。
E-mail誰不會寫?而且不用一秒就能按下「傳送」鍵,但如果闖出大禍,你得花幾萬倍的時間滅火,這不但會拖累你的工作效率,更有可能毀了你的專業形象和前途。電子郵件的格式、長度、語氣、使用場合、問候語……,都有學問,沒見到面你如何贏得先機?讓人留下好印象?
事實上,在職場上,從收信到寫信、回信,你要判斷的事情太多了,包括:
如何管理收信流程,不要一封信看兩三遍還沒法回?
怎麼判斷哪些工作最好不要用E-mail講,免得惹禍上身?
主旨句怎麼寫,才會讓對方馬上想點開來看?
如何判斷什麼信應該CC給誰?
跟沒見過面的客戶通信,該怎麼拿捏親疏的分寸?
表情符號怎麼用?才顯得親密而非輕佻。
縮寫怎麼用?會顯得專業而非草率。
E-mail已經成為日常生活的必需品,但多數人不知道它不等於手寫信、更不是口語溝通,科學家已經證實它引起的大腦化學反應不同於書信和說話。本書列舉63種E-mail使用不當造成的災難,當然也教你解決之道,幫你不只躲開地雷(免得不小心得罪同事還不自知),更能利用E-mail,讓未曾謀面的客戶,安心把工作委託給你。
雪麗‧泰勒(Shirley Taylor)
出生於英國,2002年定居新加坡,2007年成立Shirley Taylor訓練顧問公司,共有六本商務溝通技巧著作,包括暢銷國際的《商業書信典範》(Model Business Letters)與《英文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》(E-mails and Other Business Documents),其中《文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》已出到第六版,全球暢銷近五十萬本。